応募者向けプライバシーに関するお知らせ

1. 1.データ保護の原則

   1. 個人データのすべての処理は、以下のデータ保護原則に従って行われるものとする：
      1. 個人データは、適法かつ公正かつ透明性をもって処理されなければならない；
      2. 個人データは正確かつ最新の状態に保たれなければならず、その削除または訂正に最善の努力を払わなければならない。
      3. 個人データは、適切なセキュリティが確保されるよう処理されなければならない。

2. 2. 候補者の権利

   1. 状況によっては、候補者は自身の個人データに関してデータ保護法に基づく権利を有しており、これらを無料で行使することができます。これらの権利には、以下のものが含まれます：
      1. 当社が当該候補者の個人データを保有しているかどうかを知る権利、および当社が保有する当該候補者の個人データへのアクセスを請求する権利。
      2. 個人データの処理に関する同意をいつでも撤回する権利。ただし、当社には、その他の正当な理由がある場合には、引き続き候補者の個人データを処理する権利が留保される場合ノート。例えば、法的義務を遵守するために個人データを保持する必要がある場合があります。
      3. 個人情報が不正確または不完全である場合、その訂正を当社に請求する権利。
      4. 特定の状況下において、個人データの消去を当社に請求する権利。ノート 候補者から個人データの消去を求められた場合でも、当社が法的にそのデータを保持する権利を有する場合があるノート 。
      5. 状況によっては、お客様が当社に提供した個人データを、構造化され、一般的に使用され、機械で読み取り可能な形式で受け取る権利、および／または当該データを第三者に転送するよう当社に指示する権利を有します。
      6. ダイレクトマーケティングを目的とした個人データの処理、および当社が当初、候補者の個人データを収集・処理した根拠となる正当な利益を変更した場合など、その他の特定の状況において、いつでもその処理に異議を申し立てる権利。
      7. 候補者が、当社によって自身の権利のいずれかが侵害されたと考える場合、関連するデータ保護監督機関に苦情を申し立てる権利。
   2. ご本人が上記の権利のいずれかを行使したい場合、またはご自身の個人データに関して苦情やご要望がある場合は、以下の連絡先までご連絡ください。
   3. 応募者の権利に関する詳細については、応募者の管轄区域にあるデータ保護監督機関にお問い合わせください。

3. 3. どのような情報を収集し、その理由は何ですか？

   1. 求職者が求人に応募したり、役職への関心を示したりした場合、当社は以下の情報を求めることがあります：
      1. 候補者の氏名および連絡先（住所、電話番号、メールアドレスなど）；
      2. 求職者が希望する職種；
      3. 応募者の職歴および学歴（通常は履歴書に記載されているもの）；
      4. 応募者が居住する国および応募者の就労資格；
      5. 応募者が応募フォームの質問に回答した内容、および持ち帰り課題を通じて当社に提供したその他の情報；
      6. 候補者の現在の給与および希望給与の詳細、ならびに報酬・福利厚生パッケージに関するその他の事項；
      7. 第三者プラットフォーム（第6条に定義）を利用してインタビューを行う際に収集される音声、電子、視覚その他のデータ；および
      8. 候補者の現在の退職予告期間。
   2. 候補者が面接に招待された場合、当社は以下の情報を収集します：
      1. 面接に関して、受験者が当方に希望する配慮の詳細；
      2. 応募者が当社に提供したその他の情報、または面接を通じて当社が得た、応募者の応募に関連する所見；
      3. 身分証明書、住所証明書、現在および過去の住所、就労資格の確認；および
      4. 候補者が推薦者として連絡を希望する元上司や同僚に関する詳細情報。
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         この情報の提供は任意ですが、提供されない場合、候補者の応募を検討するのに十分な情報が得られない可能性があります。
   3. また、以下の「特別カテゴリー」に該当するデータの提供をお願いする場合がありますが、これらは応募者の完全な任意によるものであり、データは匿名化されます：
      1. 民族
      2. 性自認
      3. 性的指向
      4. 障がいおよび神経多様性の状況。
   4. このデータの利用および保存方法については、以下に明記しています。

4. 4. 外部ソースから収集するデータ

   1. また、当社は以下の情報源から候補者の連絡先や職務経歴を取得する場合があります：
      1. 人材紹介会社またはエグゼクティブサーチ会社；または
      2. 専門的なネットワーキングサイトや、ソーシャルメディアや求人サイトなどのその他の公開情報源。
   2. 応募者の応募および採用プロセスに関連して、当社は以下の情報も収集する場合があります：
      1. 身元調査機関による身元調査の結果。これには、該当する場合、候補者に前科がある場合の有罪判決に関する情報や、候補者の在留資格などが含まれる場合があります；および
      2. 以前の雇用主、上司、または同僚からの推薦状。

5. 5. 採用プロセスにおけるデータの利用方法

   1. 適用されるデータ保護法に基づき、当社は、候補者の個人データを利用する正当な根拠がある場合に限り、データを収集します。採用活動は双方にとってデリケートな問題であるため、当社はデータを収集するための複数の法的根拠を有しています：
      1. 雇用契約を締結するために個人データを使用する必要があります。これにより、以下のことが可能となります：
         • 採用プロセス中に候補者に連絡する
         • 身元調査を行う
         • 当該役職に対する候補者の適性を検討する
         • 候補者が履歴書に記載した推薦状や経歴情報を確認する。
      2. 当社は、法令を遵守するために個人データを利用する必要があります。これにより、以下のことが可能となります：
         • 応募者が、応募先の管轄区域において就労する資格を有していることを確認してください
         • 特定の役職において法律で義務付けられている犯罪歴調査を実施する
         • シニアマネージャー職への適性や適性を評価する。
      3. 当社は、「正当な利益」に基づき個人データを利用する必要があり、これにより以下のことが可能となります：
         • 採用および昇進に関する業務（候補者追跡システムを含む）を実施する
         • 候補者が他の役職への応募を希望する場合は、その応募データのコピーを保管してください。（以下の「データの保存期間」を参照してください。）
         • 候補者が面接のために移動したり、ホテルに宿泊したりする必要がある場合は、当社の旅行手配業者に候補者の連絡先情報を共有してください。
      4. 候補者のデータを利用するには候補者の同意が必要となるため、以下の点についてお伺いする場合があります：
         • 候補者から犯罪歴調査の実施に関する同意を得るため（ただし、候補者がシニアマネージャーおよび／または非常勤取締役の役職への就任が検討されている場合は、法律により当該調査が義務付けられているため、この限りではない）。

6. 6. 候補者のデータにアクセスできる者

   1. 当社は、候補者の個人データにアクセスする正当な必要性があり、かつ守秘義務を負う当社の関連会社、子会社、または従業員など、社内の関係者と候補者の個人データを共有する場合があります；
   2. 当社は、第三者プラットフォーム（採用プロセスにおいて使用されるソフトウェアおよびサービスを指し、以下を含みます）と個人データを共有する場合があります：
      1. Greenhouse — これは当社の候補者追跡システムであり、採用プロセスを通じて取得したすべての個人データを保管しています。
      2. Google Meet - 当社は、このサービスを利用してオンライン面接を実施しています。
      3. Screenloop - 当社は、このサービスを利用してビデオインタビューを録画しています。Screenloopで録画されたデータは、インタビューから3ヶ月後に削除されます。
      4. 人材紹介会社様へ ― 応募者の選考結果をお知らせいたしますので、今後、他の求人案件に関するご連絡を継続するか、あるいは中止するかをご判断いただけます。
      5. HackerRank - 適性テストへの応募者の回答は、HackerRankによって処理され、Goodnotesに提供されます。当社は、このデータに基づいて分析を行い、類似したプロフィールを持つ応募者を区別するのに役立てます。
   3. 限られた状況下において、法的手続きに関連する場合、または法的義務、裁判所命令、あるいは政府当局の指示に従うために、特定の個人データを共有することが法的に義務付けられる場合があります。

7. 7. 採用プロセスにおける人工知能の活用

   1. 採用プロセスの効率化を図るため、当社は人工知能（AI）を活用し、採用チームの業務手続きや準備作業を支援しています。
      1. AIの機能：当社のAIツールは、面接の実施を支援するほか、履歴書からスキル、資格、職歴などの情報を抽出して分類し、採用チームが確認しやすい標準化された形式に整えます。
      2. AIが行わないこと：当社のAIは、採用決定や応募者の選別には使用されません。その役職への適性に関するすべての評価は、当社の採用チームによって行われます。
      3. 人的チェック： 当社のAIが処理した情報は 、応募に関する決定を行う前に、必ず採用チームの担当者が確認・検証を行います。
   2. この文脈におけるAIの利用は、採用プロセスを効率化するという当社の正当な利益に基づいています。お客様には、この処理に対して異議を申し立てる権利があります。お客様の権利に関する詳細については、本通知の「お客様のデータ保護に関する権利」の項をご覧ください。

8. 8. データ保護

   1. 当社は、個人データを保護するために、以下のような合理的な技術的および組織的措置を講じます。例えば：
      1. 当社は個人データを暗号化します；
      2. 当社は、第三者プラットフォームが適用されるデータ保護法を遵守し、当社が共有する個人データを安全に管理していることを確認するため、当該プラットフォームに対する監査を実施します。
      3. 当社が処理または保存する個人データはすべて、安全なサーバー上で管理されています。
   2. さらに、当社は、個人データが偶発的または違法に紛失、使用、またはアクセスされることを防止するための合理的なセキュリティ対策を講じています。候補者の個人データへのアクセスは、業務上真にアクセスが必要な者に限定しています。また、候補者の個人データを処理する者が、許可された方法でのみ処理を行い、守秘義務を負うよう、適切な措置を講じています。 また、データセキュリティ侵害に対応するための手順も整備しています。法的に義務付けられている場合、データセキュリティ侵害の疑いがある際には、候補者および該当する規制当局に通知します。
   3. ただし、インターネットは100％安全な環境ではないため、応募者が当社に提供した個人データを含むいかなる情報の安全性についても、保証、確約、または確証することはできません。当社の物理的、技術的、または管理上の安全対策が破られたことにより、個人データを含む情報がアクセス、開示、改ざん、または破壊される可能性がないという保証はありません。

9. 9. データの保持

   1. 特に定めがない限り、応募者のデータは最大12か月間当社で保管されます。不採用となった応募者のデータも、その方が関心を持つ可能性のある他の求人についてお知らせできるよう、この期間保管いたします。
      
   2. 候補者はいつでもこの手続きを辞退することができます。
      

10. 10. データ保護責任者

    本プライバシー通知の内容についてご質問がある場合、または採用に関する事項についてデータ保護責任者（DPO）にご連絡を希望される場合は、Nebahat Arslan（legal@goodnotesapp.com）までメールにてお問い合わせください。